Operatore Economico Autorizzato: da strumento di compliance doganale a supporto del proprio marketing internazionale

Il mondo delle dogane rappresenta solo un insieme di norme e adempimenti oppure può rappresentare uno strumento per promuovere la tua azienda presso partner commerciali e consumatori finali?

La seconda soluzione forse sembra poco realistica.

Eppure, se pensiamo all’AEO (Authorized Economic Operator), ci troviamo davanti a uno strumento che incide in modo molto positivo sulla affidabilità di un’azienda trasmessa ai suoi stakeholder in Italia, in Europa e all’estero.

Forse allora, anche nella compliance doganale può esserci uno spazio di promozione attiva per la tua azienda.

Approfondiamo un po’ questo aspetto.

Che cos’è l’AEO?

L’AEO è un’autorizzazione non obbligatoria che mira a conferire uno specifico status di affidabilità a un’azienda (un operatore economico). In particolare, rappresenta un provvedimento amministrativo disposto dall’Amministrazione doganale nazionale dopo un’apposita procedura di “audit”.

È valida su tutto il territorio doganale dell’Unione Europea e, in caso di accordo di mutuo riconoscimento, nelle dogane di Paesi terzi (in questo caso però, il titolare dell’autorizzazione deve chiedere il mutuo riconoscimento).

In altri termini, l’AEO è un titolo giuridico, una certificazione, che definisce un operatore economico come affidabile con riferimento alle attività doganali, alla sicurezza oppure ad entrambe le cose.

Tutto chiaro, ma perché un’azienda dovrebbe richiedere questa autorizzazione?

Perché, grazie all’AEO, l’Amministrazione doganale concede benefici e semplificazioni di diverso tipo. Tra le altre cose, riduce i controlli e le garanzie finanziarie (fidejussioni, etc) richieste nell’ambito di un rapporto cooperazione partecipativa con l’Amministrazione doganale.

Interessante, vero?

In aggiunta, è bene sapere che si ottiene in 120 giorni dal momento dell’accettazione della domanda inviata tramite apposito portale, salvo la proroga di massimo 60 giorni.

Chi può diventare AEO e come viene concessa questa autorizzazione?

L’AEO viene concesso agli operatori economici che siano coinvolti in attività regolate dalla normativa doganale  e che abbiano  la propria sede legale, l’amministrazione centrale o una stabile organizzazione nel territorio doganale dell’Unione. 

Con tale definizione aperta, la “partecipazione ad attività disciplinate dalla regolamentazione doganale” non si limita alla sola partecipazione diretta. Infatti, include i casi in cui un fabbricante che produce merci destinate all’esportazione affidi, in rappresentanza diretta, l’espletamento delle formalità di esportazione a un’altra persona, per esempio.

Bene, definita quale azienda può richiedere questa autorizzazione, proviamo a capire come l’AEO viene concesso per, poi, comprendere perché i partner possono considerare il suo titolare un soggetto dotato di “affidabilità costantemente monitorata”.

Certificazione AEO: i requisiti

In primo luogo, vediamo assieme i requisiti normativi necessari affinché l’Amministrazione doganale possa concedere l’AEO.

L’articolo 39 del regolamento n. 952/2013 del Parlamento e del Consiglio del 9 ottobre 2013, che istituisce il codice doganale dell’Unione (di seguito anche “CDU”), indica i criteri che devono essere rispettati per il rilascio di questa certificazione. E cioè:

• “a) Assenza di violazioni gravi o ripetute della normativa doganale e fiscale, compresa l’assenza di trascorsi di reati gravi in relazione all’attività economica del richiedente;
• b) dimostrazione, da parte del richiedente, di un alto livello di controllo sulle sue operazioni e sul flusso di merci, mediante un sistema di gestione delle scritture commerciali e, se del caso, di quelle relative ai trasporti, che consenta adeguati controlli doganali;
• c) solvibilità finanziaria, che si considera comprovata se il richiedente si trova in una situazione finanziaria sana, che gli consente di adempiere ai propri impegni, tenendo in debita considerazione le caratteristiche del tipo di attività commerciale interessata;
• d) con riguardo all’autorizzazione di cui all’articolo 38, paragrafo 2, lettera a), il rispetto di standard pratici di competenza o qualifiche professionali direttamente connesse all’attività svolta (…);
• e) con riguardo all’autorizzazione di cui all’articolo 38, paragrafo 2, lettera b), l’esistenza di adeguati standard di sicurezza, che si considerano rispettati se il richiedente dimostra di disporre di misure idonee a garantire la sicurezza della catena internazionale di approvvigionamento anche per quanto riguarda l’integrità fisica e i controlli degli accessi, i processi logistici e le manipolazioni di specifici tipi di merci, il personale e l’individuazione dei partner commerciali…”.

Il primo criterio, indicato nell’articolo sopra riprodotto, è rappresentato dalla comprovata conformità alla normativa doganale e fiscale, compresa l’assenza di precedenti di reati gravi in relazione all’attività economica del richiedente.

Inoltre, l’art. 24 del reg. 24 novembre 2015, n. 2015/2447 considera tale criterio soddisfatto se, nel corso degli ultimi tre anni, non sono state commesse violazioni gravi o ripetute della normativa doganale e fiscale e se il richiedente non ha avuto precedenti di reati gravi in relazione alla sua attività economica.

Inoltre, è importante dire che la definizione di “normativa doganale”, fornita dall’articolo 5, punto 2 del CDU, comprende sia le imposte connesse all’importazione e all’esportazione di merci (ad esempio iva, imposta sulle società, accise, etc.) sia le obbligazioni tributarie connesse. D’altro canto, la “normativa fiscale” deve essere limitata alle imposte che hanno un rapporto diretto con l’attività economica del richiedente e che rientrano nella competenza di altre autorità. 

Poi, vale la pena aggiungere che l’operatore economico deve dotarsi di un sistema di monitoraggio delle proprie attività economiche ed organizzative allo scopo di esercitare un adeguato controllo sulla security di luoghi, merci, dati e persone.

Vengono infine gli oneri di dimostrare:

a) Un alto livello di controllo sulle sue operazioni e sul flusso di merci, mediante un sistema di gestione delle scritture commerciali e, nel caso, di quelle relative ai trasporti, che consenta adeguati controlli doganali;

b) la comprovata solvibilità finanziaria e cioè la capacità di “… di adempiere ai propri impegni, tenendo in debita considerazione le caratteristiche del tipo di attività commerciale interessata…”.

I vantaggi della certificazione AEO per titolari e partner

Da questa breve ricostruzione, emergono le ragioni per cui un’azienda AEO è, tendenzialmente, più affidabile di una che invece è priva di questa autorizzazione: l’AEO presuppone la conoscenza e l’osservanza della normativa insieme ad un’adeguatezza di risorse finanziare, security e flussi.

Di conseguenza, puoi aspettarti che un’azienda AEO non abbia difficoltà nel pagamento di tasse, non abbia problematiche legate ad ulteriori controlli sulla merce che importa ed esporta e sia in grado di chiedere semplificazioni alle autorità doganali.

L’affidabilità di questa categoria di soggetti si può, da un punto di vista operativo, riassumere in questi termini:

• Non dovrebbero registrarsi ritardi per merci ferme in dogana, sequestrate o confiscate;
• non dovrebbero esserci errori nel rispetto della normativa doganale.

Obbligo di automonitoraggio nell’AEO

E non è tutto: l’“audit” richiesto dal procedimento di rilascio rappresenta la fotografia di un quadro che può evolvere nel tempo.

Per questa ragione, come indicato dagli orientamenti TAXUD/B2/047/2011 – Rev. 611 marzo 2016 (di seguito anche “orientamenti 2016” oppure “orientamenti AEO”), sono oneri del soggetto AEO:

• Il monitoraggio dei processi;
• la comunicazione delle modifiche che possono incidere sul mantenimento dell’autorizzazione;
• la gestione dei rischi e dei controlli interni e delle misure adottate per ridurli.

Inoltre, un soggetto AEO è tenuto a verificare periodicamente i processi, i controlli e le misure adottate per ridurre o attenuare i rischi correlati alla circolazione internazionale delle merci. 

In particolare, in un’ottica di compliance doganale, il controllo interno è il processo attuato dall’operatore economico al fine di garantire che tutte le procedure siano adeguate e capaci di assicurare un livello  sufficiente di security nella catena di approvvigionamento secondo il proprio modello aziendale.

Il sistema di gestione dovrebbe constare dei seguenti elementi:

• Un ciclo continuo di identificazione di esigenze o requisiti;
• la valutazione del modo migliore per soddisfare i requisiti;
• l’attuazione di un processo controllato per applicare le attività di gestione scelte;
• il monitoraggio del funzionamento del sistema;
• la conservazione delle prove relative all’applicazione dei processi utilizzati per conseguire obiettivi commerciali;
• l’individuazione di possibilità di miglioramento funzionale o commerciale, compresi meccanismi di comunicazione di lacune, errori accidentali ed eventuali errori strutturali. 

Questa valutazione dei rischi e delle minacce deve coprire tutti i rischi pertinenti per lo status di AEO, tenendo conto del ruolo dell’operatore economico nella catena di approvvigionamento.

Deve quindi comprendere:

• Le minacce relative alla sicurezza dei locali e delle merci;
• le minacce di natura fiscale;
• l’affidabilità delle informazioni relative alle operazioni doganali e alla logistica delle merci;
• una traccia di “audit” visibile unitamente alla prevenzione e al rilevamento di frodi ed errori;
• accordi contrattuali per i partner commerciali nella catena di approvvigionamento.

In questa maniera, possiamo individuare in capo all’azienda AEO un continuo impegno verso il monitoraggio che è diventato vincolante con la determinazione direttoriale prot. 166081/RU emessa il 5 giugno 2020 da parte dell’Agenzia delle Accise, Dogane e Monopoli.

In particolare, l’obbligatorietà dell’automonitoraggio rappresenta un ulteriore elemento di affidabilità dei soggetti AEO.

Infatti, entro il 31 luglio di ogni anno e comunque ogni qualvolta si presentino delle modifiche, devono fornire degli aggiornamenti in merito ai seguenti punti:

1. Identificazione dell’operatore economico;

2. conformità;

3. scritture contabili;

4. solvibilità;

5. standard pratici di competenza e qualifiche professionali;

6. sicurezza.

Logo AEO e regole d’uso

Dopo questa descrizione che può rappresentare un interessante spunto per effettuare una due diligence nella scelta dei tuoi partner, possono venirti in mente una serie di domande pratiche.

Per esempio: come può un’azienda far capire all’esterno che è un AEO?

Ecco, i titolari di un’autorizzazione AEO possono adoperare un logo specifico nella loro corrispondenza commerciale e, secondo gli orientamenti del 2016, “… il diritto di utilizzare il logo è subordinato al possesso di una valida autorizzazione AEO; – solo il titolare di un’autorizzazione AEO può utilizzare il logo; – l’AEO deve cessare di utilizzarlo non appena il suo status di AEO sia sospeso o revocato…”.

Per completezza, si riporta che, come è indicato nel comunicato dell’Agenzia delle Dogane protocollo 99228/ RU del  22 luglio 2010: “… la Commissione Europea ha reso noto che  i formati del logo non coprono comunque la possibilità di stampare lo stesso in dimensioni superiori a 4×4 cm in quanto la predisposizione dello stesso sarebbe stata troppo onerosa. Gli operatori che necessitino di un logo da riprodurre in grandi dimensioni possono, quindi, produrlo a proprie spese purché rispettino le caratteristiche dei formati originali…”.

Quindi, anche il logo può essere adoperato, ma sempre rispettando le regole doganali giacché, come indicato negli orientamenti appena richiamati: “Lo status di AEO, compresa la possibilità di utilizzare il relativo logo, migliora la sua reputazione. Benché non sia necessario lavorare solo con gli AEO, lo status di AEO influenzerà positivamente l’instaurazione di nuovi rapporti d’affari…”.

Inoltre, l’operatore economico, quando presenta la propria istanza unitamente al questionario di autovalutazione, è opportuno che richieda l’iscrizione dell’autorizzazione AEO nel database dell’UE consultabile al seguente sito web: https://ec.europa.eu/taxation_customs/dds2/eos/aeo_home.jsp?Lang=en.

Dunque, riassumiamo. Se riesci a ottenere l’AEO per la tua azienda puoi dichiararlo pubblicamente in due modi:

• Adoperando l’apposito logo secondo norme;
• Iscrivendoti nel database UE.

AEO: trasformare la compliance doganale in una soluzione per la competitività delle aziende

Per concludere, l’AEO è, indubbiamente uno strumento per accrescere la reputazione commerciale della tua azienda e l’affidabilità che partner, autorità pubbliche e consumatori ripongono nel suo titolare. 

Inoltre, l’AEO dimostra come la compliance doganale piuttosto che essere un mero elenco di obblighi e norme, rappresenta una fucina di soluzioni per accrescere la competitività interna ed internazionale delle nostre aziende.

Infatti, vale la pena segnalare che l’AEO è una garanzia anche per i consumatori poiché i titolari di tale status, nel momento della richiesta dell’“audit” e nel monitoraggio dei propri processi interni, devono provare una diligenza adeguata per alcuni aspetti cruciali, come la marcatura CE oppure le discipline specifiche richieste per l’import di prodotti alimentari come, ad esempio, quelli da agricoltura biologica da Paesi terzi.

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